El subsidio de Maternidad / Paternidad en Costa Rica y su aplicación en Aristóteles

Contexto legal

En Costa Rica, tanto la licencia por maternidad como la de paternidad están reguladas por el Código de Trabajo, la CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social) y recientes reformas legales:

👩 Licencia por maternidad

Duración total: 4 meses (1 mes antes del parto y 3 meses después), ampliable por razones médicas.
Pago: 100 % del salario, financiado al 50 % por el empleador y al 50 % por la CCSS.
Extensión médica: posible hasta por 3 meses adicionales por incapacidad.
Protección laboral: despido prohibido, obligación de permitir sala de lactancia y citas médicas.

👨 Licencia por paternidad

Duración estándar: 8 días (2 días por semana durante las primeras 4 semanas en sector privado).
Pago: 100 % del salario, dividido 50 % empresa / 50 % CCSS.
Protección laboral: derecho garantizado, aplica también para citas médicas del hijo.

🍼 Licencia especial

Concesión de licencia completa si la madre fallece durante el parto o periodo postnatal.
Licencia de 3 meses también aplicable en casos de adopción.

Esquema de pago y segregación del subsidio

El trabajador recibe el 100 % del salario. La empresa aporta el 50 %, y la CCSS el otro 50 %. Se cotiza y se calculan beneficios sobre el salario completo. En la nómina se reflejan claramente:

Saldo Ordinario (parte pagada por la empresa).
Subsidio (parte aportada por la CCSS y parte aportada por el patrono).
Deducción del 50 % del subsidio, reflejando el aporte real de la CCSS.

Flujo operativo en Aristóteles (como se afectan las transacciones de la nómina)

Para el equipo de nómina, solo necesitan ingresar los días de licencia y el sistema hace el resto automáticamente:

Ingresar los días de licencia en #19 Días Licencia por Maternidad/Paternidad.
En #21 Salario Ordinario, el sistema aplica un ajuste automático descontando las horas correspondientes por esos días de licencia.
En #81 Licencia por Maternidad/Paternidad, se registra el subsidio bruto correspondiente. Este monto será cubierto en un 50% por el patrono y 50% por la CCSS.
En #99 Total Salario, se consolida salario trabajado + subsidio, manteniendo la cotización sobre el 100 %.
En #120 Maternidad/Paternidad CCSS, se aplica una deducción automática del 50 % del subsidio, para que el neto a pagar por el patrono, se vea ajustado dentro del total de deducciones. Y es el monto que posteriormente cubrirá la CCSS.

Ejemplo operativo

(Este ejemplo es solo ilustrativo; en este caso con un empleado semanal)

Transacción	Acción	Importe
#19 Días Licencia por Maternidad/Paternidad	Ingreso de 2 días	2 días
#21 Salario Ordinario	Ajuste automático: -16 horas × salario por hora	-₡32 000
#81 Licencia por Maternidad/Paternidad	Subsidio bruto equivalente	+₡32 000
#99 Total Salario	Consolidación del salario total para cotización	₡96 000
#120 Maternidad/Paternidad CCSS	Deducción del 50 % del subsidio, debido a que dicho monto será pagado por la CCSS, y lo rebajamos del neto a pagar por parte del patrono.	-₡16 000

Beneficios del proceso

Cumplimiento total con la legislación costarricense.
Transparencia en la planilla, diferenciando cada partida.
Automatización: solo se ingresa la transacción #19.
Trazabilidad y facilidad de auditoría.

Resumen para usuarios de Aristóteles

Ingresando únicamente los días de licencia (#19), el sistema aplica automáticamente el ajuste del Salario Ordinario (#21), genera el Subsidio (#81), consolida el Salario Total (#99) y deduce el aporte CCSS (#120), garantizando claridad, cumplimiento legal y eficiencia.

Agradecimientos:

Quiero darle un especial agradecimiento a mi Amigo Jeffry Esquivel Valverde. El Sistema de Planilla de Aristóteles lo hicimos en los años ochenta... y ha evolucionado por las décadas siempre con su apoyo. Este sistema de nómina ha sido el resultado se muchos años en los que, la retroalimentación de mi amigo.. ha sido fundamental!

Durante años, y precisamente hoy, cuando tengo una pregunta sobre aspectos operativos y legales sobre nómina acudo a mi amiga Isabel Adonis Castillo. Uffff creo que mas de 20 años en Hotel y Club Puntaleona.

También adradezdo a Valeria Morales Zamora, que con su ayuda implementamos hoy en el pago de nómina de la empresa en la que trabaja, pagos por subsidio por paternidad....

Aunque lo no crean, hoy me tocó por primera vez, ver un ejemplo de este subsidio en el sistema que Dios me permitió desarrollar! A Dios siempre la Gloria!

Lic. Carlos Enrique Loría Beeche

Once an MVP, alway an MVP

Referencias legales

El artículo 95 del Código de Trabajo establece claramente el derecho a la licencia por maternidad y paternidad:

“La trabajadora embarazada gozará obligatoriamente de una licencia remunerada por maternidad, durante el mes anterior al parto y los tres posteriores a él. … En los supuestos regulados en este artículo, tanto al trabajador que engendre como al trabajador que adopte a una persona menor de edad, se le concederá una licencia de paternidad por nacimiento o adopción… La Caja Costarricense de Seguro Social y el patrono cubrirán por partes iguales el salario… y deberán efectuar las respectivas cotizaciones sobre el total del salario devengado durante la licencia.”

El Reglamento del Seguro de Salud de la CCSS, que reglamenta el artículo 95, añade:

“Con motivo de la maternidad, a toda asegurada directa asalariada, se le extenderá una licencia hasta por cuatro meses, período que incluye el pre y post parto… La trabajadora tiene derecho a … períodos de lactancia y el subsidio será pagado por mes adelantado.”

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: CRITERIO GENERAL PERMISOS Y LICENCIAS