La Dirección General de Tributación (DGT) en Costa Rica ha lanzado la Versión 4.4 de los Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos. Esta actualización forma parte del proyecto más amplio de Hacienda Digital, que busca modernizar y automatizar la gestión tributaria y aduanera mediante la integración de sistemas y el uso de herramientas como análisis de datos e inteligencia artificial para mejorar la fiscalización. La versión 4.4 sucederá a la versión 4.3.

Fundamento Legal y Documentos Clave

El fundamento legal de los comprobantes electrónicos, incluyendo la versión 4.4, se basa principalmente en el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Reglamento bajo el numeral 44739-H) y una resolución que lo acompaña (Resolución W027-2024, modificada por la W01-2025). Estos documentos, junto con el Anexo Técnico (Anexos y Estructuras), son esenciales para comprender el funcionamiento y el contenido de los comprobantes electrónicos. Es crucial entender que el comprobante electrónico es el archivo en formato XML, no el PDF o la representación física.

Vigencia y Período de Transición

La versión 4.4 rige a partir del 01 de junio de 2025, fecha en la que se deroga la versión 4.3. Sin embargo, la resolución 20025 otorgó una prórroga general, estableciendo que el uso obligatorio de la versión 4.4 será a partir del 1 de septiembre de 2025. Aquellos contribuyentes que estén preparados podrán utilizar la versión 4.4 de forma voluntaria a partir del 1 de abril de 2025. Esto crea un período de convivencia entre la versión 4.3 y la 4.4 desde el 1 de abril de 2025 hasta el 1 de septiembre de 2025. Durante este tiempo, Hacienda aceptará documentos de ambas versiones como respaldo contable, siempre y cuando cuenten con la confirmación (aceptación o rechazo) de Hacienda.

Principales Cambios de la Versión 4.3 a la 4.4

La versión 4.4 introduce aproximadamente 146 cambios significativos. Estos cambios afectan principalmente la estructura del archivo XML, añadiendo, eliminando o modificando campos, ajustando sus condiciones (obligatorio, condicional, opcional, inexistente) y tamaños, y cambiando nombres de campos.

A continuación, se detallan algunos de los cambios más importantes:

1. Nuevo Tipo de Comprobante: Recibo Electrónico de Pago (REP)
   • Este es un documento electrónico nuevo que nace con el reglamento y se incorpora en la versión 4.4.
   • Está diseñado para documentar pagos en parcialidades en operaciones a crédito con pago diferido del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
   • Su objetivo es dar visibilidad a la administración tributaria sobre cuándo se percibe el pago para liquidar el impuesto de forma correcta.
   • No reemplaza la emisión de la factura electrónica.
   • Funciona en operaciones a crédito, no al contado.
   • Debe generarse y transmitirse electrónicamente para su validación.
2. Cambios en la Identificación
   • Se incluye la posibilidad de identificar a extranjeros no domiciliados y no contribuyentes.
   • Se agrega un campo específico en el encabezado para la identificación de no domiciliados.
   • Para poder utilizar este tipo de identificación, se debe indicar en el campo "Condición de la Venta" que es una "Venta de mercancías no nacionalizadas" (conocido como ventas sucesivas). Se incluye un nuevo código 15 para "Arrendamiento Financiero" en la nota 5 de condiciones de venta. Se incluyen otras nuevas condiciones de venta en la Nota 5 como Venta de bienes usados No contribuyentes y Arrendamiento operativo.
   • Se ajusta la condición del nodo "Identificación del Receptor" en la factura electrónica de exportación a obligatorio.
3. Información de Proveedor del Sistema
   • La factura incluirá información del proveedor del software utilizado para emitir el documento. Este campo es obligatorio y debe contener el número de cédula del proveedor. Si el contribuyente desarrolla su propio sistema, debe indicar su propio número de cédula.
   • La administración tributaria comenzará a recopilar información sobre los proveedores en el mercado.
4. Campo Registro de Medicamentos y Forma Farmacéutica
   • Aunque se incluyeron inicialmente en la versión 4.3, estos campos serán de uso obligatorio a partir del 1 de enero de 2025.
   • Aplican a medicamentos de consumo humano que poseen un registro sanitario del Ministerio de Salud.
   • Estos campos tienen 100 caracteres ("Registro de medicamento") y 3 caracteres ("forma farmacéutica") en la versión 4.3, pero la "Fórmula farmacéutica" se extendió de 30 a 100 caracteres en la versión 4.4. La identificación de su uso está vinculada al código CAByS del producto.
5. Cambios en Tarifas y Cálculos de Impuestos (IVA)
   • En la nota 8.1 se incluye el código "Tarifa reducida 0.5%" (código 09).
   • En la nota 8.1 se incluyen los códigos "Tarifa Exenta" (código 10) y "Tarifa 0% sin derecho a crédito" (código 11).
   • El nombre del campo "Porcentaje de la Exoneración" se modifica a "Tarifa exonerada" y su tipo cambia a Decimal (4,2). Este campo es obligatorio si se incluye información en "Tipo de documento de exoneración o autorización" y debe indicar el porcentaje de exoneración.
   • Se modifica el nombre del campo "Factor del impuesto" a "Factor Cálculo IVA".
   • Se incluye el nodo "Datos para Impuestos Específicos" como obligatorio para ciertos códigos de impuesto (03, 04, 05, 06 de nota 8).
   • Se incluye el campo "IVA cobrado a nivel de fábrica" y su nota explicativa (Nota 21).
   • Se incluyen nuevos campos y explicaciones para el cálculo de varios totales, como "Total servicios No Sujetos de IVA", "Total mercancías No Sujetas de IVA", y "Total No Sujeto".
   • Se incluye el nodo "Total Desglose por Impuesto Cobrado".
   • El apartado de impuestos, antes opcional en 4.3, se vuelve obligatorio en 4.4, requiriendo codificación para productos exentos o no sujetos.
   • Hay reglas que cambian en cuanto a las tarifas exentas para el IVA, con configuraciones específicas para operaciones que dan derecho a crédito y las que no.
6. Información Detallada de Artículos/Servicios
   • El campo "Detalle de la mercancía transferida o servicio prestado" se vuelve obligatorio en todos los comprobantes.
   • El campo "Partida Arancelaria" se vuelve obligatorio cuando se usa un código CAByS de mercancías en la factura de exportación.
   • Se incluye el campo "Tipo de transacción" (condicional), vinculado a la nota 22, para transacciones con tratamientos tributarios específicos.
   • Se incluye el campo "Número de VIN o Serie" para vehículos de transporte, obligatorio cuando el código CAByS corresponda a vehículo, aeronave o cierta embarcación.
7. Cambios en la Información de Referencia
   • En la nota 9 (códigos de referencia), se incluyen nuevos códigos como "Devolución de mercancía" (06) y "Sustituye Comprobante electrónico" (07). Otras adiciones en nota 9 incluyen factura endosada, nota de crédito/débito financiera, proveedor no domiciliado, crédito por exoneración posterior a la facturación.
   • Se incluye el campo "Tipo de documento de referencia OTRO" como obligatorio si se usa el código 99 ("Otros") de la nota 10.
   • La nota 10.1 (Tipo de documento de autorización o exoneración) tiene varios cambios de nombre de códigos y la adición de nuevos códigos para instituciones y tipos de exoneración.
8. Gestión de Descuentos
   • Se incluyen más opciones para especificar el tipo de descuento.
   • Se incluye el campo "Código del descuento OTRO" de uso obligatorio si se utiliza el código 99 ("Otros Descuentos") de la nota 20.
   • La Nota 20 tuvo cambios significativos, eliminando opciones como descuento por pronto pago y descuento al menudeo, y reordenando códigos.
9. Medios de Pago
   • El nodo "Medio de Pago" se traslada dentro de la estructura.
   • Se incluye un campo complejo "Medio de Pago" que permite reportar hasta cuatro medios de pago por documento.
   • Se incluyen nuevos códigos de medios de pago en la Nota 6, como Simple Móvil y Plataforma digital.
   • El campo "Plazo de crédito" se modifica para ser un campo Integer de 5 posiciones y debe expresarse en días. Anteriormente permitía meses, días o letras.
10. Actividad Económica
    • Se agrega el campo "Código de la actividad económica" en los datos de encabezado.
    • Se introduce la separación del código de actividad económica para el emisor y el receptor.
    • Se debe indicar la actividad económica del receptor.
11. Combos o Surtidos
    • Se introduce una nueva estructura para detallar los componentes de un combo o surtido en el archivo XML.
    • Si los componentes de un combo tienen diferentes tarifas de IVA, es obligatorio detallarlos en el XML, y este desglose debe mantenerse en toda la cadena de distribución. Si todos los componentes tienen la misma tarifa, no es necesario desglosar.
12. Factura de Compra
    • Se incluye a los proveedores no domiciliados en la sección de receptores del documento.
    • El uso de la Factura Electrónica de Compra para la importación de bienes tangibles y servicios consumidos en el exterior es un tema controversial y no está totalmente claro en la normativa si debe utilizarse en estos casos, aunque la posición inicial de algunos expertos es que no debería requerirse para bienes tangibles (el DUA sería suficiente) ni para servicios consumidos fuera de Costa Rica.
13. Diferencia entre Factura Electrónica y Tiquete Electrónico
    • Se aclara y refuerza que la Factura Electrónica está destinada a transacciones entre contribuyentes (P2B) inscritos ante Tributación, y es el respaldo para ingresos, egresos o créditos.
    • El Tiquete Electrónico se utiliza para consumidores finales o personas no inscritas ante el Ministerio de Hacienda.
    • Un Tiquete Electrónico no puede ser utilizado por un contribuyente para respaldar ingresos o egresos.
14. Otros Cambios y Consideraciones
    • Se incluye el campo "Condición del IVA" y la nota 18.
    • Se incluyen los campos "Monto del impuesto acreditar" y "Monto total del gasto a aplicar".
    • Se ajusta el campo "Total de Impuestos Asumidos por el Emisor o cobrado a Nivel de Fábrica".
    • El código QR es oficialmente suspendido.
    • Aunque la mayoría de cambios son en el XML, algunos afectan la representación gráfica (PDF), como la obligación de mostrar la clave y la numeración juntas. El "Medio de pago" debe reflejarse en la representación gráfica.

Implicaciones para los Contribuyentes

La actualización a la versión 4.4 es obligatoria para todos los contribuyentes electrónicos. Esto implica la necesidad de adecuar los sistemas de emisión y recepción de comprobantes electrónicos.

• Quienes utilizan el facturador gratuito de Hacienda verán la actualización implementada por la administración tributaria, pero deben familiarizarse con la nueva plataforma Tribu CR (que reemplazará a ATV a partir del 30 de mayo de 2025).
• Quienes tienen un proveedor externo deben contactar y presionar a su proveedor para asegurar que la actualización esté lista a tiempo. La responsabilidad de la emisión correcta recae siempre en el contribuyente.
• Quienes tienen desarrollos internos deben revisar y actualizar sus sistemas con los departamentos de TI para incorporar los 146 cambios.
• Es fundamental capacitar al personal que emite los comprobantes sobre el uso correcto de los nuevos campos y reglas.

Riesgos de Incumplimiento

No adaptarse a la versión 4.4 antes del 1 de septiembre de 2025 resultará en que los comprobantes electrónicos emitidos serán rechazados automáticamente por la administración tributaria. Las implicaciones incluyen:

• Para sus clientes, esos documentos serán gastos no deducibles y no podrán acreditarse el IVA.
• Para usted, no podrá acreditarse el IVA de las compras si sus proveedores no emiten documentos válidos.
• Riesgo de sanciones por no entregar comprobantes válidos, incluyendo multas y hasta el cierre del negocio en caso de reincidencia.
• Riesgo comercial y daño a la reputación.

Recomendaciones para una Transición Exitosa

• Planificación: Analice su sistema actual y defina el camino a seguir (facturador Hacienda, proveedor, desarrollo interno).
• Comunicación: Contacte a su proveedor (si aplica) para confirmar la fecha de implementación de la versión 4.4 y haga seguimiento.
• Documentación: La administración tributaria ha publicado el reglamento, la resolución, la bitácora de cambios y los mapas de los documentos en su página web oficial, que sirven como manuales básicos.
• Adecuación Interna: Identifique si los cambios implican modificar procesos internos en su empresa.
• Pruebas: Hacienda ha habilitado un ambiente de pruebas para la versión 4.4 desde el 1 de febrero de 2025, y específicamente para los campos de medicamentos desde el 20 de noviembre de 2024. Es crucial realizar pruebas exhaustivas.
• Protección de Datos: Si bien Hacienda Digital migrará datos, existe preocupación por la posible pérdida de información (como saldos a favor o créditos fiscales). Se recomienda documentar y conciliar esta información previa a la migración.

La actualización a la versión 4.4 es un paso importante en la evolución de la facturación electrónica en Costa Rica, buscando mejorar la trazabilidad y fiscalización tributaria. La preparación adecuada y a tiempo es clave para cumplir con las nuevas exigencias y evitar problemas futuros.

https://boletin.info/wp-content/uploads/2025/05/ANEXOS-Y-ESTRUCTURAS_V4.3.pdf

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